Ja, Sie können die Nebenkostenabrechnung selbst erstellen – ohne Software und ohne Vorkenntnisse. Der Weg führt über sieben Schritte: Abrechnungszeitraum festlegen, Belege sammeln, umlagefähige Kosten nach § 2 BetrKV filtern, Umlageschlüssel wählen (§ 556a BGB), Heizkosten nach HeizKV integrieren, Vorauszahlungen gegenrechnen und die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten zustellen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für die Berechnung gibt es unsere kostenlose Excel-Vorlage.
Die Anleitung geht vom Standardfall aus: eine oder mehrere vermietete Wohnungen, Abrechnung über das Kalenderjahr, monatliche Vorauszahlungen. Je Schritt finden Sie den Verweis auf den passenden Vertiefungsartikel – so bleibt diese Seite der rote Faden, ohne jedes Detail doppelt zu erklären.
Der Abrechnungszeitraum darf höchstens 12 Monate umfassen (§ 556 Abs. 3 BGB). In der Praxis ist das fast immer das Kalenderjahr – vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Ein abweichender Zeitraum (z. B. 1. Juli bis 30. Juni) ist zulässig, wenn er im Mietvertrag so vereinbart ist; er sollte dann aber konsequent beibehalten werden.
Zieht ein Mieter während des Zeitraums ein oder aus, wird zeitanteilig abgerechnet: Der Mieter trägt die Kosten nur für die Monate (bzw. Tage) seiner Mietzeit. Notieren Sie sich Ein- und Auszugsdatum und – wenn vorhanden – die Zählerstände der Zwischenablesung, bevor Sie rechnen.
Bevor Sie eine Zahl in die Tabelle schreiben, gehören alle Unterlagen des Abrechnungsjahres auf einen Stapel. Typischerweise brauchen Sie:
Eine ausdruckbare Übersicht finden Sie in unserer Checkliste als PDF. Häufigster Bremser ist die Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters – fordern Sie sie früh an, sie kommt oft erst Monate nach Jahresende.
Auf den Mieter umlegen dürfen Sie nur die Betriebskosten nach § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) – 16 benannte Kostenarten plus „sonstige Betriebskosten", die im Mietvertrag konkret benannt sein müssen. Nie umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen (§ 1 Abs. 2 BetrKV) sowie seit Juli 2024 Kabel-TV-Gebühren.
Gehen Sie den Belegstapel Position für Position durch und sortieren Sie aus, was nicht in die Abrechnung gehört: die Reparaturrechnung des Handwerkers, die Verwaltergebühr, die Rücklagenzuführung. Bei Mischrechnungen – etwa dem Hausmeister, der auch repariert – müssen die nicht umlagefähigen Anteile herausgerechnet werden. Alle 17 Kostenarten und über 30 Grenzfälle zum Nachschlagen: Umlagefähige Nebenkosten mit Live-Checker.
Der Umlageschlüssel bestimmt, wie die Gesamtkosten auf die Mieter verteilt werden. Die Regel des § 556a BGB:
Wichtig für die Praxis: Verwenden Sie je Kostenart genau einen Schlüssel und behalten Sie ihn über die Jahre bei. Ein stillschweigender Wechsel des Schlüssels ist einer der häufigsten Streitpunkte mit Mietern.
Für Heizung und Warmwasser gilt eine Sonderregel: Die Heizkostenverordnung (HeizKV) schreibt eine verbrauchsabhängige Abrechnung vor – 50 bis 70 % nach erfasstem Verbrauch, der Rest nach Wohnfläche. Einen frei gewählten Schlüssel gibt es hier nicht; wer pauschal nach Fläche umlegt, riskiert das 15-%-Kürzungsrecht des Mieters.
Die gute Nachricht: Bei zentraler Heizungsanlage erstellt der Messdienstleister die Heizkostenabrechnung – Sie übernehmen die dort ausgewiesenen Beträge je Wohnung in Ihre Nebenkostenabrechnung. Wie die HeizKV im Detail funktioniert: Heizkostenabrechnung für Vermieter.
Seit 2023 kommt die CO₂-Kostenaufteilung dazu: Nach dem CO2KostAufG werden die CO₂-Kosten des Brennstoffs im 10-Stufen-Modell zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt – je schlechter der energetische Zustand des Gebäudes, desto höher der Vermieteranteil. Die nötigen Angaben stehen auf der Brennstoffrechnung; berechnen können Sie Ihre Aufteilung mit unserem CO₂-Rechner.
Jetzt wird aus dem Belegstapel eine Abrechnung. Je Kostenart gilt: Gesamtkosten × Umlageschlüssel = Mieteranteil. Die Summe aller Mieteranteile ergibt die Nebenkosten des Mieters für das Jahr – davon ziehen Sie die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen ab. Positiv heißt Nachzahlung, negativ heißt Guthaben.
Damit die Abrechnung formell wirksam ist, muss sie vier Mindestangaben enthalten: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und – soweit nötig – Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der Vorauszahlungen. Fehlt eine davon, ist die Abrechnung formell fehlerhaft und die Nachforderung nicht fällig.
Rechnen müssen Sie das nicht von Hand: Unsere kostenlose Excel-Vorlage enthält alle 17 Kostenarten, Verteilerschlüssel per Dropdown und das automatische Ergebnis – für den Standardfall einer Wohnung mit ganzjährigem Mietverhältnis.
Praxis-Tipp: Weisen Sie die Anteile für haushaltsnahe Dienstleistungen (z. B. Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege, Winterdienst) gesondert aus. Ihre Mieter können diese Posten nach § 35a EStG steuerlich geltend machen – der Extra-Absatz in der Abrechnung erspart Ihnen später Rückfragen und Beleganforderungen.
Die fertige Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB) – beim Kalenderjahr also bis zum 31. Dezember des Folgejahres. Es zählt der Zugang beim Mieter, nicht das Absendedatum. Wer die Frist verpasst, verliert die Nachforderung; ein Guthaben muss trotzdem ausgezahlt werden. Alle Details und was bei Verspätung noch zu retten ist: Nebenkostenabrechnung: Fristen für Vermieter.
Zur Form: Die Abrechnung muss dem Mieter als nachvollziehbares Dokument vorliegen – der sichere Weg ist der Brief, bei knapper Frist mit nachweisbarem Zugang (Einwurf-Einschreiben oder persönliche Übergabe mit Zeugen). Ob eine Zustellung per E-Mail genügt, hängt von der Vereinbarung mit dem Mieter ab – im Zweifel: Papier.
Was formelle von inhaltlichen Fehlern unterscheidet – und welche davon die ganze Nachforderung kosten – lesen Sie in der Übersicht Die 10 häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung.
Wenn Ihnen die Zeit fehlt oder der Fall komplizierter ist (Mieterwechsel, Eigentumswohnung, viele Einheiten): Sie reichen die Belege ein, wir erstellen die Abrechnung rechtssicher nach BetrKV und § 556 BGB – inklusive Prüfung jeder Position, in der Regel innerhalb von 5–7 Werktagen. Festpreis ab 69 € inkl. MwSt.
Unverbindliches Angebot anfordernDas hängt stark vom Objekt und vom Zustand der Unterlagen ab. Für eine einzelne Wohnung mit sortierten Belegen und vorliegender Heizkostenabrechnung ist es mit einer Vorlage oft an einem Nachmittag machbar. Mehrfamilienhäuser, Mieterwechsel oder eine vermietete Eigentumswohnung mit Hausgeldabrechnung brauchen deutlich mehr Zeit – vor allem für das Sortieren und Prüfen der Belege.
Nur die Betriebskosten nach § 2 BetrKV – von der Grundsteuer über Wasser, Müll und Versicherungen bis zum Hausmeister – und nur, wenn der Mietvertrag die Umlage vereinbart. Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen sind nie umlagefähig, Kabel-TV seit Juli 2024 ebenfalls nicht mehr.
Das kommt auf die Art des Fehlers an: Bei formellen Fehlern (fehlende Mindestangaben) ist die Abrechnung unwirksam und die Nachforderung nicht fällig. Inhaltliche Fehler (falscher Betrag, falscher Schlüssel, nicht umlagefähiger Posten) machen die Abrechnung nicht unwirksam – sie dürfen korrigiert werden, zulasten des Mieters aber nur innerhalb der 12-Monats-Frist.
Nein. Für den Standardfall genügt eine Tabellenkalkulation – unsere kostenlose Excel-Vorlage deckt alle 17 Kostenarten mit wählbarem Verteilerschlüssel ab. Software lohnt sich eher bei vielen Einheiten; bei komplexen Fällen ist das Erstellenlassen oft die günstigere Alternative.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind BGB, BetrKV, HeizKV, der Mietvertrag und die aktuelle Rechtsprechung im Einzelfall. Bei rechtlichen Einzelfragen wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Mietrecht.