Nebenkosten­abrechnung 2025: Diese Frist gilt für Vermieter

Fristen im Überblick (bei Abrechnung nach Kalenderjahr)

Gilt für den Abrechnungszeitraum Kalenderjahr. Bei abweichendem Abrechnungszeitraum (z. B. 01.07.–30.06.) endet die Frist entsprechend 12 Monate nach dessen Ende.

Wichtig: Es zählt der Zugang beim Mieter, nicht das Absendedatum. Eine Abrechnung, die am 30. Dezember abgeschickt wird, aber erst am 2. Januar im Briefkasten liegt, ist verspätet. Wer auf den letzten Drücker abrechnet, sollte den Zugang nachweisen können (z. B. Einwurf-Einschreiben oder persönliche Übergabe mit Zeugen).

Was passiert, wenn die Frist verpasst wird?

Nach § 556 Abs. 3 BGB gilt: Geht die Abrechnung später als 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zu, ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen. Konkret heißt das:

• Nachzahlung verloren: Hat der Mieter zu wenig vorausgezahlt, bleibt der Vermieter auf der Differenz sitzen – bei hohen Energiekosten schnell mehrere hundert Euro pro Wohnung.
• Guthaben bleibt fällig: Ergibt die (verspätete) Abrechnung ein Guthaben, muss es dem Mieter trotzdem erstattet werden. Die Verspätung wirkt also nur zulasten des Vermieters.
• Abrechnungspflicht bleibt bestehen: Der Mieter kann die Abrechnung auch nach Fristablauf weiterhin verlangen – und bis dahin u. U. laufende Vorauszahlungen zurückbehalten.
• Einzige Ausnahme: Der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten – etwa weil der Grundsteuerbescheid oder die Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters trotz rechtzeitiger Anforderung fehlte. Dann muss die Abrechnung aber unverzüglich nachgeholt werden, sobald die Unterlagen vorliegen, und der Vermieter trägt die Beweislast.

Diese weiteren Fristen sollten Vermieter kennen

Korrekturfrist des Vermieters

Fehler in einer bereits zugestellten Abrechnung dürfen innerhalb der 12-Monats-Frist korrigiert werden – auch zulasten des Mieters. Nach Fristablauf sind Korrekturen nur noch möglich, wenn sie sich zugunsten des Mieters auswirken.

Einwendungsfrist des Mieters

Der Mieter hat seinerseits 12 Monate ab Zugang der Abrechnung Zeit, Einwendungen geltend zu machen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach ist er mit Einwendungen ausgeschlossen – ein Grund, warum eine sauber dokumentierte Zustellung auch den Vermieter schützt.

Verjährung der Nachzahlung

Ist die Abrechnung rechtzeitig zugegangen, verjährt der Nachzahlungsanspruch nach drei Jahren (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugegangen ist. Die Nachforderung kann also nicht unbegrenzt „liegen bleiben".

Frist bei Auszug des Mieters

Zieht der Mieter während des Abrechnungszeitraums aus, gilt trotzdem die normale 12-Monats-Frist – der Mieter kann keine vorgezogene Abrechnung verlangen. Der ausgezogene Mieter wird zeitanteilig abgerechnet; wichtig sind dafür der genaue Auszugstermin und möglichst eine Zwischenablesung der Zähler.

Frist rückt näher? So retten Sie die Abrechnung noch

1. Unterlagen sammeln: Betriebskostenbelege, Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters, Flächenangaben und Mieter-Vorauszahlungen zusammenstellen – unsere Checkliste als PDF hilft dabei.
2. Fehlende Belege sofort anfordern: Besonders die Heizkostenabrechnung (Techem, Brunata, Ista) und der Grundsteuerbescheid sind häufige Bremser – schriftlich anfordern und die Anforderung dokumentieren.
3. Erstellung nicht aufschieben: Selbst rechnen oder erstellen lassen (Kostenübersicht hier) – wir liefern in 5–7 Werktagen.
4. Zugang sicherstellen: Rechtzeitig zustellen und den Zugang nachweisbar machen – am 31.12. entscheidet der Briefkasten des Mieters, nicht der Poststempel.

Häufige Fragen zur Frist

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Jahresangaben auf dieser Seite werden automatisch aktualisiert und gelten für den Abrechnungszeitraum Kalenderjahr. Bei rechtlichen Einzelfragen wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Mietrecht.