Die Kosten für das Erstellen einer Nebenkostenabrechnung liegen 2026 je nach Anbieter zwischen etwa 19 € und über 120 € pro Abrechnung. KI-gestützte Online-Dienste starten bei ca. 19–25 € netto pro Wohneinheit, klassische Pauschal-Dienstleister verlangen üblicherweise 59–65 €, Hausverwaltungen ca. 50–120 € pro Wohneinheit (meist nur mit Verwaltungsvertrag) und Steuerberater nach Gebührenordnung meist über 100 €. Die Kosten trägt der Vermieter – sie sind nicht auf den Mieter umlegbar, aber steuerlich absetzbar.
Wer seine Betriebskostenabrechnung nicht selbst erstellen möchte, hat mehrere Möglichkeiten – mit sehr unterschiedlichen Preisen und Leistungsumfängen. Dieser Überblick zeigt, was die einzelnen Anbietertypen verlangen, welche Faktoren den Preis beeinflussen, wer die Kosten trägt und wann sich das Auslagern lohnt.
| Anbietertyp | Preis pro Abrechnung | Wer macht die Arbeit? | Prüfung durch einen Menschen? | Verantwortung / Ansprechpartner | Geeignet für |
|---|---|---|---|---|---|
| KI-Tool / automatisierter Online-Dienst | ab ca. 19–25 € netto pro Wohneinheit, teils 48-h-Lieferung | Software liest Belege aus und erstellt die Abrechnung | üblicherweise nein oder nur stichprobenweise | bleibt beim Vermieter; Support meist per Chat oder E-Mail | sehr einfache Standardfälle mit digitalen Belegen |
| Pauschal-Dienstleister | ca. 59–65 € | Sachbearbeitung, meist softwaregestützt | teilweise – Umfang je nach Anbieter unterschiedlich | Ansprechpartner vorhanden, je nach Anbieter wechselnd | Standardwohnungen ohne Sonderfälle |
| Heinisch Immobilien (Festpreis) | 69–119 € Festpreis inkl. MwSt. | Mensch erstellt die Abrechnung, softwaregestützt | ja – jede Abrechnung wird persönlich geprüft | fester Ansprechpartner, auch bei Rückfragen und Mieter-Widerspruch | private Vermieter, Eigentumswohnungen, anspruchsvollere Fälle |
| Hausverwaltung | ca. 50–120 € pro Wohneinheit, meist nur mit Verwaltungsvertrag | Verwaltung im Rahmen des laufenden Mandats | ja | Verwalter – gebunden an einen laufenden Vertrag | Eigentümer, die die komplette Verwaltung abgeben möchten |
| Steuerberater | nach Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV), meist über 100 € | Kanzlei | ja | Kanzlei mit Berufshaftung | Vermieter, deren Steuerberater ohnehin die Vermietung betreut |
| Selbst erstellen (kostenlose Excel-Vorlage) | 0 € – dafür mehrere Stunden Zeitaufwand | Sie selbst, mit Excel oder Software | nur, wenn Sie selbst prüfen | volles Fehlerrisiko liegt bei Ihnen | erfahrene Vermieter mit einfachen Objekten |
Marktübersicht auf Basis öffentlich einsehbarer Anbieterpreise, Stand Juli 2026. Preise inkl. MwSt., sofern nicht anders angegeben; gerundet. Eigentümerverbände (z. B. Haus & Grund) bieten Mitgliedern die Erstellung teils für ca. 40–60 € zzgl. Jahresbeitrag an.
Der Abstand zwischen 19 € und über 100 € erklärt sich im Kern durch eine einzige Frage: Wer schaut auf Ihre Abrechnung – eine Software oder ein Mensch?
Bei Angeboten ab ca. 19–25 € liest üblicherweise ein Automat Ihre Belege aus und setzt die erkannten Werte in ein Abrechnungsformular – daher auch die teils sehr kurzen Lieferzeiten. Das ist schnell und günstig. Was dabei wegfällt: Niemand prüft im Einzelfall, ob eine Position überhaupt umlagefähig ist, ob der Umlageschlüssel zu Ihrem Mietvertrag passt oder ob sich in einer Hausgeldabrechnung Positionen verstecken, die nicht in die Nebenkostenabrechnung gehören. Übersieht die Software etwas, übersieht es niemand mehr – die Verantwortung für das Ergebnis liegt vollständig bei Ihnen als Vermieter.
Ein Festpreis mit persönlicher Prüfung kostet mehr, weil ein Mensch genau diese Arbeit übernimmt: jede Kostenposition auf Umlagefähigkeit prüfen, den Verteilerschlüssel mit dem Mietvertrag abgleichen, bei Unstimmigkeiten nachfragen statt einfach weiterrechnen – und ansprechbar bleiben, wenn der Mieter später Fragen stellt oder widerspricht.
Fair betrachtet: Für sehr einfache Fälle kann ein Automat ausreichen – eine Wohnung, wenige Kostenarten, saubere digitale Belege. Kritisch wird es, sobald ein Gewerbeanteil im Haus ist, eine vermietete Eigentumswohnung mit Hausgeldabrechnung abgerechnet wird, eine Messdienst-Abrechnung (Heizkosten) integriert werden muss oder ein Mieter widerspricht. Dann entscheidet die menschliche Prüfung darüber, ob Ihre Nachforderung Bestand hat – eine formal fehlerhafte Abrechnung kostet Sie im Zweifel die gesamte Nachforderung.
Die Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung trägt der Vermieter. Sie zählen zu den Verwaltungskosten und sind nach der Betriebskostenverordnung (§ 1 Abs. 2 BetrKV) in der Wohnraummiete nicht auf den Mieter umlegbar – anders als etwa die Kosten des Messdienstleisters für die Heizkostenerfassung, die als Betriebskosten umlagefähig sind.
Die gute Nachricht: Als Vermieter können Sie die Erstellungskosten in der Regel als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (Anlage V der Steuererklärung) geltend machen. Netto reduziert sich der effektive Aufwand dadurch spürbar.
Nicht vergessen: Unabhängig davon, wer die Abrechnung erstellt, gilt die 12-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 BGB – die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sonst verfallen Nachforderungen. Ein Guthaben des Mieters muss dagegen auch bei verspäteter Abrechnung ausgezahlt werden. Alle Details und Stichtage: Fristen der Nebenkostenabrechnung.
EasyAbrechnung 69 € (vorbereitete Unterlagen, 1–20 Wohneinheiten) · Eigentumswohnung 89 € (inkl. Umwandlung der Hausgeldabrechnung) · AbrechnungPlus 119 € (Rundum-Service mit vollständiger Prüfung und persönlicher Beratung). Alle Preise einmalig inkl. MwSt. pro Abrechnung, CO₂-Kostenaufteilung inklusive. Lieferung in 5–7 Werktagen.
Unverbindliches Angebot anfordernBei einer einzelnen Wohnung mit einer Handvoll Kostenarten und ohne zentrale Heizung können erfahrene Vermieter die Abrechnung durchaus selbst erstellen. Die Rechnung kippt, sobald einer dieser Punkte zutrifft:
Ein Rechenbeispiel: Wer drei bis vier Stunden Eigenaufwand, das Fehlerrisiko und die steuerliche Absetzbarkeit gegenrechnet, liegt mit einem professionellen Festpreis ab 69 € häufig unter den tatsächlichen Kosten des Selbermachens. Wie die Zusammenarbeit mit uns konkret abläuft, zeigt unsere Seite „So funktioniert's".
Unabhängig davon, für welche Kategorie Sie sich entscheiden – an diesen Punkten lässt sich vor der Beauftragung erkennen, ob ein Anbieter seriös arbeitet:
Je nach Anbieter zwischen etwa 19 € und über 120 € pro Abrechnung: KI-gestützte Online-Dienste ab ca. 19–25 € netto pro Wohneinheit, Pauschal-Dienstleister ca. 59–65 €, Hausverwaltungen ca. 50–120 € pro Wohneinheit (meist nur mit Verwaltungsvertrag), Steuerberater nach StBVV meist über 100 €. Bei Heinisch Immobilien gilt ein Festpreis von 69–119 € inkl. MwSt. pro Abrechnung – inklusive persönlicher Prüfung.
Weil bei Preisen ab ca. 19–25 € üblicherweise eine Software die Arbeit macht: Ein Automat liest die Belege aus und erstellt daraus die Abrechnung. Eine Prüfung der Umlagefähigkeit oder des Umlageschlüssels im Einzelfall findet dabei in der Regel nicht statt – die Verantwortung bleibt beim Vermieter. Für sehr einfache Standardfälle kann das ausreichen. Bei Eigentumswohnungen mit Hausgeldabrechnung, Gewerbeanteil, Messdienst-Abrechnungen oder einem Widerspruch des Mieters zahlt sich eine persönliche Prüfung aus.
Der Vermieter. Die Erstellungskosten zählen zu den Verwaltungskosten und sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV in der Wohnraummiete nicht auf den Mieter umlegbar. Sie können aber in der Regel als Werbungskosten bei Vermietung und Verpachtung steuerlich abgesetzt werden.
Spezialisierte Abrechnungsdienste wie Heinisch Immobilien, Eigentümerverbände (für Mitglieder), Hausverwaltungen und Steuerberater. Für private Vermieter mit einzelnen Objekten sind spezialisierte Dienste meist die günstigste Variante mit dem passendsten Leistungsumfang – ohne laufende Verpflichtung wie Mitgliedschaft oder Verwaltungsvertrag.
Ja, in der Regel als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (Anlage V der Einkommensteuererklärung). Die Details klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Marktpreise: eigene Recherche öffentlich einsehbarer Anbieterpreise, Stand Juli 2026 – Preise einzelner Anbieter können abweichen. Bei rechtlichen Einzelfragen wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Mietrecht oder Ihren Steuerberater.